10 CONSEJOS PARA UNA COORDINAR UN EVENTO EXITOSO

Si alguna ocasión organizaste un evento, conoces que no todo funciona Conforme el plan y tienes que enfrentar varios desafíos. Esta norma establece que en el exterior debe estar tranquilo y en paz. Pero, de hecho, te encuentras remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, nadie debería enterarse de ello. Hasta el día de hoy, todavía pienso que esta es la norma más preciada.

Organizar un convivio no es una labor fácil. Pero puedo identificar 10 referencias importantes que tiene que tener en cuenta para que todo salga correcto.

1. Definir el objetivo y el formato



Parece bastante obvio, pero vale la pena contar con un enfoque crítico sobre este asunto. Formule su propósito lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes; expresar agradecimiento a los socios; ¿recaudar fondos para un causa u ofrecer gusto decorativo a los huéspedes? El formato del acontecimiento dependerá de la respuesta: su concepto, el tiempo y la duración, la distribución de roles en el interior del equipo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no permanecer atascado en los formatos conocidos. Eche un vistazo a "unconference", PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, eventos en internet, fiestas al aire libre. Lo que cuenta es que su formato ayuda a alcanzar el fin del convivio.

2. Preste suficiente interés a la organización



El plan debe incluir logística, contenido y la promoción de la acontecimiento. Cree un documento disponible con el fin de que todo el grupo donde cada miembro sea capaz de ver las tareas del otro y el panorama global. En primer lugar, prepare una lista de las tareas principales y, luego, póngalas en la mayor cantidad de detalles posible en forma de pasos concretos que están obligados a completarse. Es fundamental designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para acabar una tarea. A menudo se subestima y la preparación va más lenta de lo que esperabas.

3. Elabore su presupuesto teniendo en cuenta acontecimientos imprevisibles



Mire la relación de tareas y las refleje en su capital. También vale la pena meditar en una reserva en caso de condiciones imprevisibles.


4. El diablo está en el pormenor



Si desea fascinar gratamente a sus asistentes, analice en por completo hasta el más pequeño detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué melodías se reproducirá, si dispone de un rincón fotográfico emocionante, cómo se pueden ver sus presentaciones y la forma en que su equipo está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, durante el registro, a los participantes se les podría ofrecer la oportunidad de ir a una resumida clase magistral, jugar juegos o ver un video de experiencia.

Intenta fascinar a la concurrencia y produce el impacto wow, supera sus expectativas en las cosas más generales. Esto es exactamente lo que crea la sensación de un evento.

5. Verifique el lugar y disponga de un plan B



Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el segundo más insospechado, puede pasar que el aire acondicionado no marche de manera correcta en la sala, no exista inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales inconvenientes con anticipación.


6. Asignar responsabilidades



Es muy esencial distribuir las tareas dentro de los miembros del equipo no solo en la etapa de gestación sino de igual manera a lo largo de el evento. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más para saludar a los oradores, una persona distinta para el equipo, para el paquete de alimentos, comunicación con la prensa, etc. Cada persona requiere tener su zona, que él o ella debería ser responsable a lo largo de toda la duración del convivio.

Entregue a cada miembro del grupo un documento con las instrucciones asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para un dilema en particular.

7. Cuéntale a tu audiencia sobre el convivio



No subestime el tiempo requerido para la promoción exitosa de una convivio. El tipo de fiesta, su público objetivo, los fondos internos y el presupuesto determinan su modo de ubicarse de marketing. Al optar a sus socios de medios, concéntrese en todos los que se dirigen a su audiencia. Es mejor tener ciertos socios, pero específicos, en lugar de hablar referente a el evento para casi todos.

También es primordial crear un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Cerciórese de que sea breve y que transmita con exactitud la idea del acontecimiento a su audiencia.

8. Preste cuidado al servicio



Asegúrate de que tu personal siga la regla de la cara de pato. Sea amable con los asistentes, oradores y socios. Trata de solucionar sus inconvenientes o preguntas y cumplir con sus expectativas, también si te sientes cansado y no todo funciona Conforme lo planeado. Al final del día, lo que la venta de equipo de sonido para fiestas gente recuerda es acerca de cómo fueron tratados además la entorno, no lo que el orador estaba diciendo en el escenario.

9. Realiza una control final 24 horas previo del acontecimiento



Asegúrese de haber informado a los participantes acerca de cómo llegar al lugar, invitó a todos los presentes importantes y preparó los elementos impresos, el contenido de sonido y video. Verifique si todos entienden sus tareas e responsabilidades, y si el espacio está preparado.


Asegúrese de imprimir el programa del fiesta, permita que cada miembro del grupo y voluntarios tenga una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto crucial para comunicarse entre sí en caso de una emergencia.

10. Solicitar sugerencias



Es probable que estés cansado y feliz posterior del evento, pero será difícil para ti proporcionar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los participantes pueden llenar un formulario de evaluación impreso al final del convivio o un formulario en la web cuando lleguen a casa. Pídales que evalúen diversos aspectos del evento: logística, oradores, localidades y la trabajo de los organizadores. Esta información lo apoyará a prevenir imprevistos en el futuro y a progresar la calidad de sus contenidos. Si es posible, obtenga sugerencias a través de las redes sociales o grabe las reseñas de videos al final de una acontecimiento. Esto será útil si su fiesta se realiza nuevamente.

Cualquiera que sea el convivio que organice, sea entusiasta y jamás tenga miedo a las sorpresas, ¡y su evento será un éxito!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *